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Come SCRIVERE UN’EMAIL formale in italiano

Oggigiorno, chiunque, prima o poi, si ritrova a dover scrivere un’email a un professore, al proprio datore di lavoro o a qualcuno che non conosce… Ebbene, in questo caso come bisogna comportarsi? Quali formule bisogna usare? Quanto formali bisogna essere? Abbiamo risposto a tutte queste domande in questo video-tutorial da non perdere!

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COME SCRIVERE UN’EMAIL FORMALE IN ITALIANO

Cominciamo subito!

1. Il primo aspetto da tenere in conto è l’oggetto. Non bisogna mai trascurare l’oggetto perché è la prima cosa che leggerà il destinatario dell’email: se non scritto bene potrebbe non attirare l’attenzione o, peggio, far passare la tua email per spam. E tu non vuoi che venga cestinata ancora prima di essere aperta, non è vero?  😉

Dunque, per evitare queste spiacevoli situazioni, l’oggetto deve essere esplicito, breve e conciso: devi spiegare, insomma, in poche e semplici parole il tema della tua email, senza perderti in chiacchiere.

Per esempio, se ti stai candidando per un posto di lavoro e devi inviare il tuo curriculum vitae, l’oggetto potrebbe essere: “Candidatura lavoro” oppure “Curriculum vitae”, senza aggiungere altro.

 

2. Ma adesso passiamo all’email vera e propria: il corpo.

Innanzitutto bisogna curare i saluti: in un’email formale, infatti, non possiamo scrivere semplicemente CIAO!

Pertanto, si utilizzano generalmente aggettivi esprimenti riverenza (come EGREGIO, SPETTABILE, GENTILE) + il titolo e il nome del destinatario

EGREGIO e SPETTABILE sono più appropriati quando l’email è indirizzata a qualcuno che non si conosce per niente o che merita particolare riverenza. Ad esempio, il rettore di un’università, un potenziale datore di lavoro o… il Presidente della Repubblica!

GENTILE, invece, è più usato in email rivolte a persone che in un certo senso già conosciamo e con cui abbiamo un rapporto di qualche tipo. Per esempio, il professore con cui stiamo scrivendo la tesi di laurea oppure un collega di lavoro con cui abbiamo un rapporto formale e così via.

Per quanto riguarda il titolo, se non conosciamo esattamente il ruolo del destinatario possiamo chiamarlo “signore” o “signora”, usando le seguenti abbreviazioni: Sig. / Sig.ra.

Se invece conosciamo il suo ruolo, possiamo indicare la sua professione. Ad esempio, “professore” o “professoressa”: Prof. / Prof.ssa. Oppure “dottore” o  “dottoressa”: Dott. / Dott.ssa.

Dopo di che va inserito il suo cognome oppure nome e cognome. E non dimenticare una virgola subito dopo!

Ad esempio:

Gentile professor Rossi,

Egregio dott. Mario Pinco,

 

Ah… ma c’è anche un’altra formula di saluto iniziale! “ALLA CORTESE ATTENZIONE DI“. Questa è utilizzabile in tutti i casi, ma è perfetta quando devi scrivere non a una persona, ma per esempio ad un ufficio, quindi in quei casi in cui sarebbe inappropriato usare uno degli aggettivi sopra menzionati.

Per esempio, se devi scrivere un’email per lamentarti di un prodotto difettato potresti iniziare con le formule:

Alla cortese attenzione del reparto commerciale,

oppure

Alla cortese attenzione dell’ufficio reclami,

 

Una volta terminati i saluti, ricordati di andare a capo!

Ora, prima di tutto, se la persona non ti conosce già, devi partire con una tua breve (breve!) presentazione.

Fatta questa (se necessaria), se la persona non si aspetta una tua email, puoi usare una formula di scuse come:

Sperando di non arrecarle alcun disturbo…

Dopo, però, vai dritto al punto e spiega il motivo per il quale hai deciso di scrivere l’email. Usa, per esempio,

Le scrivo in merito a… 

La contatto per illustrarle…

Le scrivo perché…

N.B. Ricorda sempre di utilizzare la forma di cortesia (il Lei formale) e, di conseguenza, di coniugare tutti i verbi alla 3ª persona singolare.

 

Altri piccoli consigli che sentiamo di darti sono:

– sii chiaro/a ma sintetico/a. Insomma: stai scrivendo un’email, non un romanzo! Non rischiare di annoiare il tuo destinatario!

– sii ordinato/a. Per questo ti consigliamo di dividere il corpo del testo in paragrafi. Risulterà più scorrevole!

– presta attenzione alla punteggiatura, al lessico ma anche all’ortografia e alla grammatica! In fondo vuoi evitare brutte figure, no? (A questo proposito, se hai dei dubbi non esitare a scriverceli nei commenti! Ti aiuteremo volentieri!)

– segnala la presenza di eventuali allegati (con formule come Allego alla presente il file con…)

 

3. Infine, terminato il corpo, devi passare ai saluti finali: come bisogna congedarsi formalmente?

Le formule più frequenti sono:

Distinti saluti,

Cordiali saluti,

Cordialmente,

Oppure puoi usare formule per invitare il destinatario a rispondere:

In attesa di un suo cortese riscontro, la saluto cordialmente.

o

In attesa di una sua cortese risposta, la saluto distintamente.

 

Subito dopo, metti una virgola e vai a capo. Quindi, firmati con il tuo nome e cognome.

Bene… ora la tua email è scritta! Rileggila e… inviala!

 

Ecco a te un esempio di email formale:

 

A: aziendabianchi@email.com

Oggetto: Candidatura lavoro per ruolo di capo reparto

 

Spettabile sig. Mario Bianchi,

sono Sofia Rossi, laureata in Economia e Management all’università La Sapienza di Roma, con 5 anni di esperienza lavorativa come capo reparto nel settore abbigliamento. Per motivi di famiglia, mi sono trasferita a Milano qualche mese fa. Conosco bene la vostra azienda e trovo la vostra attività di grande interesse e i vostri prodotti di grande ispirazione, pertanto lavorare per voi sarebbe una grande sfida nonché opportunità di crescita per la sottoscritta.

Ho visitato il vostro sito web ed ho notato che al momento state cercando personale. Per questo motivo, ho deciso di candidarmi per il posto di capo reparto in uno dei vostri negozi. Invio insieme alla presente un allegato contenente il mio C.V. in previsione di una eventuale futura collaborazione.

In attesa di un suo cortese riscontro, la saluto cordialmente.

Grazie per l’attenzione,

Sofia Rossi

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